エクセルで効率アップ！プルダウンリストの作成手順・活用方法をわかりやすく紹介

by

エクセルはビジネスシーンで欠かせないツールの1つであり、データ入力はその中でも重要なタスクです。しかし、入力ミスや手間のかかる入力作業に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。そこで、プルダウンリストを使用することで、入力ミスを防止し、作業の効率化を図ることができます。さらに、プルダウンリスト同士を連動させることで、より高度な操作が可能になります。

今回の記事では、エクセルでプルダウンリストを作成する方法や、連動させる方法などを解説しています。プルダウンリストの魅力的な使い方を学び、効率的なデータ入力を実現してみましょう。

エクセルでプルダウンリストを作成する方法

プルダウンリストとは？

プルダウンリストとは、エクセルのセルに表示することができるドロップダウンメニューのことです。プルダウンリストは、あらかじめリストにしたい値を指定しておくことで、データの入力ミスを防止し、入力作業をスムーズにすることができます。

プルダウンリストの作成方法

エクセルでプルダウンリストを作成する方法には、以下の2つの方法があります。

リストボックスを使った作成方法

  1. リストボックスを表示したいセルを選択します。
  2. [データの検証]をクリックします。
  3. [設定]タブを選択し、[リスト]を選択します。
  4. [ソース]に、リストにしたい値を半角英数字で入力します。値をカンマで区切って複数入力することができます。
  5. [OK]をクリックします。

データの検証機能を使った作成方法

  1. リストを表示したいセルを選択します。
  2. [データの検証]をクリックします。
  3. [設定]タブを選択し、[データの種類]を[リスト]に設定します。
  4. [ソース]に、リストにしたい値を半角英数字で入力します。値をカンマで区切って複数入力することができます。
  5. [OK]をクリックします。

プルダウンリストの使い方

プルダウンリストを作成した後は、リストの中から選択したい値をクリックすることで、セルに値を入力することができます。また、プルダウンリストの中にない値を入力することはできません。

エクセルでドロップダウンリストを連動させる方法

ドロップダウンリストの連動とは？

ドロップダウンリストを連動させることで、1つのリストで選択した値に応じて、別のリストの内容を変更することができます。例えば、都道府県を選択すると、その都道府県にある市町村のリストが表示される、といった使い方ができます。

ドロップダウンリストの連動方法

エクセルでドロップダウンリストを連動させる方法には、以下の2つの方法があります。

IF関数を使った連動方法

  1. 連動元のドロップダウンリストのセルを選択します。
  2. [名前の管理]をクリックします。
  3. [新規]をクリックし、名前を設定します。
  4. 連動先のドロップダウンリストのセルを選択し、[データの検証]をクリックします。
  5. [設定]タブを選択し、[データの種類]を[リスト]に設定します。
  6. [ソース]に、IF関数を使ってリストの値を切り替える式を入力します。例えば、=IF(条件1,リスト1,IF(条件2,リスト2,リスト3))のようにします。
  7. [OK]をクリックします。

名前をつけて範囲を指定する方法

  1. 連動元のドロップダウンリストのセルを選択します。
  2. [名前の管理]をクリックします。
  3. [新規]をクリックし、名前を設定します。
  4. 連動先のドロップダウンリストのセルを選択し、[データの検証]をクリックします。
  5. [設定]タブを選択し、[データの種類]を[リスト]に設定します。
  6. [ソース]に、名前をつけた範囲を指定します。例えば、=名前1の範囲,名前2の範囲,名前3の範囲のようにします。
  7. [OK]をクリックします。

ドロップダウンリストの連動による応用例

ドロップダウンリストの連動を使った応用例として、都道府県と市町村の関係が挙げられます。都道府県を選択したら、その都道府県にある市町村のリストが表示されるように設定することで、簡単に市町村を選択できるようになります。

プルダウンリストを作成するための必要な手順や注意点

リストの追加・編集方法

リストの追加や編集方法は、以下の手順で行います。

  1. リストを表示したいセルを選択します。
  2. [データの検証]をクリックします。
  3. [設定]タブを選択し、[リスト]を選択します。
  4. [ソース]に、リストに追加・編集したい値を半角英数字で入力します。
  5. [OK]をクリックします。

データの範囲を指定する方法

データの範囲を指定する方法は、以下の手順で行います。

  1. データの範囲を選択します。
  2. [名前の管理]をクリックします。
  3. [新規]をクリックし、名前を設定します。

プルダウンリストの種類と使い分け

プルダウンリストには、複数のリストや条件付きのリスト、範囲指定リストなどがあります。それぞれのリストの種類や使い分けについては、実際に利用する場面や目的に合わせて適切なものを選ぶことが大切です。

プルダウンリスト作成時の注意点

プルダウンリストを作成する際には、以下の点に注意する必要があります。

  • リストに入力する値は、あらかじめ入力するものを決めておき、後から変更しないようにしましょう。
  • リストに重複する値がないように、注意して入力しましょう。
  • リストに入力する値は、半角英数字で入力しましょう。
  • リストに入力する値は、意味のある名前をつけて分かりやすくしましょう。
  • プルダウンリストを使っている場合、入力できる値が制限されるため、必要に応じてリストを更新しておきましょう。

以上のような注意点に気をつけながら、正確で使いやすいプルダウンリストを作成しましょう。

まとめ

エクセルでのデータ入力は、正確さや効率性を求められる作業です。その中でも、プルダウンリストを使用することで、入力ミスの防止や入力作業のスムーズさを実現することができます。エクセルを使う上で、プルダウンリストとその連動について理解しておくことは、重要なスキルの1つと言えます。

今回の記事を参考に、エクセルでのデータ入力を効率化し、正確さを確保するために、プルダウンリストを活用してみてください。

コメントする